O que entra no custo de um funcionário
O salário da carteira é só a maior parte do gasto. Quem contrata com carteira assinada paga também direitos que vêm uma vez por ano e encargos que vão para o governo e para o FGTS.
Para comparar meses diferentes, a conta junta tudo o que sai no ano e divide por 12. Assim o 13º de dezembro e o 1/3 das férias aparecem como um pedaço de cada mês.
- O salário dos 12 meses, contando o mês em que a pessoa está de férias.
- O 13º salário, que vale um salário a mais por ano.
- O 1/3 a mais das férias, que a Constituição garante.
- O FGTS de 8% sobre o salário, o 13º e as férias, depositado numa conta da Caixa no nome do funcionário.
- A reserva para a multa de 40% do FGTS, que a empresa paga se demitir sem justa causa.
- O INSS e as contribuições da empresa sobre a folha, de 27,8% fora do Simples Nacional.
- Os benefícios que a empresa decidir dar, como vale-refeição e plano de saúde.
No total, um ano tem 13 salários e 1/3. São 11 meses de trabalho, 1 mês de férias com o 1/3 a mais e o 13º.
O que diz a lei sobre a empresa e o funcionário
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) define quem é o empregador. É a definição que obriga a empresa a pagar todos os direitos da carteira.
O que a lei diz
Considera-se empregador a empresa individual ou coletiva, que, assumindo os riscos de atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviços.
Em português
Empregador é quem contrata, paga o salário e manda no trabalho. O risco do negócio é dele. Se a empresa tiver prejuízo, o salário continua devido do mesmo jeito.
O INSS da empresa sai da Lei 8.212 de 1991. É uma conta separada do INSS que aparece descontado no contracheque.
O que a lei diz
A contribuição a cargo da empresa, destinada à Seguridade Social, além do disposto no art. 23, é de: I - vinte por cento sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa.
Em português
A empresa paga ao INSS 20% de tudo o que paga aos empregados pelo trabalho no mês. Esse valor sai do bolso da empresa e não é descontado do funcionário.
Além desses 20%, a empresa paga o seguro contra acidente de trabalho, de 1% a 3% conforme o risco da atividade. Paga ainda as contribuições a terceiros, como Sesc, Senac, Sebrae, salário-educação e Incra. A conta parte de 27,8% no total, o caso comum de uma empresa do comércio, e você pode mudar esse número na calculadora.
Como a conta é feita, passo a passo
- Some 11 salários, o salário do mês de férias com o 1/3 a mais e o 13º. Divida por 12 para ter a média do mês.
- Calcule o FGTS, que é 8% dessa média, e a reserva para a multa, que é 40% do FGTS.
- Calcule os encargos da empresa sobre a média, 27,8% na conta de agora. No Simples Nacional esse valor fica dentro do DAS e sai da conta.
- Some os benefícios do mês, como vales e plano de saúde.
- Para saber quanto chega na mão, tire da média o INSS e o imposto de renda do funcionário, calculados em cada pagamento.
O INSS e o imposto do funcionário saem pelas tabelas de 2026. O salário, as férias e o 13º têm cada um a própria conta, como no contracheque de verdade.
Exemplo com o salário digitado
Gasto da empresa com um salário de R$ 3.000,00, média por mês
- Salário
- R$ 3.000,00
- 13º salário, dividido por 12
- R$ 250,00
- 1/3 de férias, dividido por 12
- R$ 83,33
- INSS e contribuições da empresa
- R$ 926,67
- FGTS
- R$ 266,67
- Reserva para a multa do FGTS
- R$ 106,67
- Gasto da empresa por mês
- R$ 4.633,34
No ano, o gasto chega a R$ 55.600,08. O funcionário fica com R$ 3.054,01 por mês na mão, já sem o INSS e o imposto de renda.
Para onde vai cada real que a empresa gasta
O gasto da empresa se divide em três destinos. Uma parte chega na mão do funcionário, outra fica guardada no FGTS dele e o resto vai para o governo.
| Destino | Por mês | Parte do gasto |
|---|---|---|
| Na mão do funcionário | R$ 3.054,01 | 66% |
| FGTS e reserva da multa | R$ 373,34 | 8% |
| Governo | R$ 1.205,99 | 26% |
Assim, a cada real que chega na mão do funcionário, a empresa gasta R$ 1,52. O FGTS também é dinheiro do funcionário, mas fica preso e só sai nos casos da lei, como a demissão sem justa causa.
A parte do governo inclui o INSS do funcionário. Esse INSS conta tempo e valor para a aposentadoria dele, o auxílio-doença e a pensão da família.
Na empresa do Simples Nacional o custo é menor
A empresa do Simples Nacional paga quase todos os impostos numa guia só, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Nos Anexos I, II, III e V do Simples, o INSS da empresa sobre a folha já vai dentro dessa guia.
Por isso o mesmo salário de R$ 3.000,00 custa R$ 3.706,67 por mês numa empresa do Simples, contra R$ 4.633,34 numa empresa comum. Para o funcionário nada muda. O salário, o FGTS, o 13º e as férias são os mesmos.
A exceção é o Anexo IV, de atividades como construção, limpeza e vigilância. Nele a empresa paga o INSS sobre a folha por fora do DAS, como uma empresa comum.
Vale-refeição, vale-transporte e plano de saúde
Os benefícios entram no gasto da empresa, mas em geral não pagam INSS nem FGTS quando seguem as regras da lei. É o caso do vale-transporte, do vale-refeição de programa aprovado e do plano de saúde para todos.
No vale-transporte, a empresa pode descontar do funcionário até 6% do salário básico. O que passar disso é pago pela empresa.
Na calculadora, coloque nos benefícios só a parte que a empresa paga por mês. A conta soma esse valor ao gasto, sem mudar o INSS, o FGTS e o imposto.
Erros comuns na conta do custo
- Olhar só o salário. O 13º e o 1/3 de férias somam mais de 11% ao ano, antes de qualquer encargo.
- Dizer que o funcionário custa o dobro do salário. Com os números de 2026, o gasto fica perto de 1,5 vez o salário numa empresa comum.
- Esquecer que a multa do FGTS só é paga na demissão sem justa causa. Por isso a conta guarda uma reserva por mês, em vez de somar a multa inteira.
- Somar o INSS do funcionário ao custo. Esse INSS já está dentro do salário bruto e sai do contracheque dele.
- Usar o custo da empresa comum numa empresa do Simples Nacional, que paga o INSS dentro do DAS.
Como o funcionário confere se a empresa pagou
Os depósitos do FGTS aparecem no aplicativo FGTS, da Caixa, mês a mês. O salário de contribuição ao INSS aparece no extrato do Meu INSS, chamado CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).
Se faltar algum depósito, peça a correção ao RH (recursos humanos) com o extrato na mão. Sem solução, você pode reclamar no sindicato, na Superintendência Regional do Trabalho ou na Justiça do Trabalho.
O prazo da Justiça do Trabalho é de 2 anos depois de sair da empresa, cobrando os últimos 5 anos. Para quem compara com uma proposta como PJ (pessoa jurídica), a conta do CLT e do PJ mostra quanto a nota precisa valer.
Quanto um funcionário custa por ano?
Com salário de R$ 3.000,00, a empresa gasta R$ 4.633,34 por mês, em média, ou R$ 55.600,08 por ano. É 1,5 vez o salário.
A média por mês já divide pelos 12 meses o 13º, as férias com 1/3 e a reserva para a multa do FGTS.
Quanto a empresa do Simples Nacional paga a menos?
Paga R$ 926,67 a menos por mês num salário de R$ 3.000,00. O gasto cai de R$ 4.633,34 para R$ 3.706,67.
A diferença é o INSS e as contribuições sobre a folha, que no Simples vão dentro do DAS, a guia única de impostos.
Quanto do gasto fica com o governo?
Com salário de R$ 3.000,00, R$ 1.205,99 por mês vão para o governo, 26% do gasto. Entram aí o INSS do funcionário, o imposto de renda dele e os 27,8% de INSS e contribuições da empresa.
Nos salários mais altos, o imposto de renda do funcionário pesa mais, e a parte que chega na mão diminui.
Quanto custa cada salário em 2026
| Salário | Gasto da empresa | Na mão do funcionário | Gasto por real na mão |
|---|---|---|---|
| R$ 1.621,00 | R$ 2.503,55 | R$ 1.665,35 | R$ 1,50 |
| R$ 2.500,00 | R$ 3.861,11 | R$ 2.553,04 | R$ 1,51 |
| R$ 3.000,00 | R$ 4.633,34 | R$ 3.054,01 | R$ 1,52 |
| R$ 5.000,00 | R$ 7.722,23 | R$ 4.940,18 | R$ 1,56 |
| R$ 8.000,00 | R$ 12.355,55 | R$ 6.701,12 | R$ 1,84 |
| R$ 10.000,00 | R$ 15.444,45 | R$ 8.263,95 | R$ 1,87 |
Como esta conta é feita
A média do ano soma 13 salários e 1/3. São 11 meses de salário, o mês de férias com o 1/3 e o 13º, divididos por 12.
O FGTS é 8% de tudo isso, e a reserva para a multa é 40% do FGTS, paga só na demissão sem justa causa.
Os encargos da empresa são 27,8% da média, zerados no Simples Nacional, onde vão dentro do DAS.
O que chega na mão tira o INSS e o imposto de renda de cada pagamento, pelas tabelas de 2026, já com a redução da Lei 15.270 de 2025.
Os benefícios entram no gasto pelo valor que a empresa paga, sem INSS e sem FGTS.